Diese wichtigsten Fragen solltet Ihr potenziellen Hochzeitsplanern stellen

Um die perfekte Traumhochzeit zu feiern, können umfangreiche Vorbereitungen und akribische Planung unabdingbar sein, die einen nicht unerheblichen Zeitaufwand bedeuten. Vielleicht realisiert Ihr jedoch bereits am Beginn der Planung, dass ihr beruflich zu sehr eingespannt seid, um Euch selbst um alles zu kümmern. Oder Ihr möchtet sowieso lieber alles in professionelle Hände geben, damit Ihr den schönsten Tag im Leben stressfrei genießen könnt. Da kommt ein Hochzeitsplaner ins Spiel!

Weil er Eure wichtigste Person auf Schritt und Tritt sein wird, benötigt Ihr einen Hochzeitsplaner, der nicht nur professionell arbeitet und organisiert, sondern auch dafür sorgt, dass Ihr Euch wohlfühlt. Ihr möchtet ihm vertrauen können, dass bei ihm Eure persönlichen Interessen im Vordergrund stehen. Sucht Euch im Internet oder an Eurem Wohnort die Planer aus, die Euch sympathisch sind und mit denen Ihr gern zusammen arbeiten möchtet. Bevor Ihr jedoch eine endgültige Entscheidung trefft, ist ein persönliches oder telefonisches Interview ein Muss. Bereitet Euch mit dieser Liste wichtiger Fragen vor, um herauszufinden, mit welchem Hochzeitsplaner Euer großer Tag zu einem unvergesslichen Ereignis wird.

Das erste Gespräch sollte wirklich ein Interview sein, denn ein guter Berater wird auch viele Fragen an Euch haben, um Eure Wünsche, Bedürfnisse, das Niveau, das Budget und den Umfang der Möglichkeiten herauszufinden. Egal, wie nett Ihr ihn grundsätzlich findet - stellt keinen Berater ein, mit dem Ihr nicht übereinstimmt. Wenn er nicht zuhört oder Eure Vorstellungen kritisiert, wenn er versucht, Euch von Ideen zu überzeugen, die nicht zu Euch passen, wenn er keine Referenzen hat oder keinen schriftlichen Vertrag unterschreiben will, dann ist er definitiv nicht der Richtige.

In diesem Sinne sind hier die Schlüsselfragen und worauf Ihr in den Antworten achten solltet. Übrigens verwenden wir aus Gründen der besseren Lesbarkeit die generisch maskuline Form. Selbstverständlich sind ebenso alle weiblichen Hochzeitsplanerinnen gemeint.

Sind Sie an unserem Hochzeitstag verfügbar?

Dies sollte die erste Frage sein, um gar nicht erst Zeit zu verschwenden, wenn der Planer nicht frei ist. Wenn jedoch Euer Termin noch flexibel sein sollte, fragt Euren Wunschplaner nach Ausweichterminen für die Finalisierung Eures Hochzeitstermins.

Welche Dienstleistungen bieten Sie an? (Tageskoordination, Full-Service-Eventdesign oder à la carte Planung)? Betreuen Sie die Gesamtplanung oder sind Sie eher ein Produzent, der einen Eventdesigner mitbringt?

Warum das wichtig ist: Es ist aus den Informationen auf der Website oder nach dem ersten Gespräch nicht immer klar, was genau an Dienstleistungen angeboten wird. Daher lasst Euch die Möglichkeiten detailliert erklären. Diese Informationen erleichtern die Entscheidung, welche Art von Planer Ihr wirklich braucht. Zum Beispiel, wenn Ihr super organisiert seid und Zeit habt, selbst mit Profis, wie Floristen, Musikern, Caterern usw., zu verhandeln, dann wird ausschließlich jemand für eine koordinierende Funktion benötigt.

Sind Sie vertraut mit Fragen der Etikette?

Warum das wichtig ist: Ihr möchtet, dass Eure Hochzeit harmonisch und reibungslos über die Bühne geht und auf keinen Fall durch ein peinliches Versehen ein Familienstreit hervorgerufen wird, weil Tante Hermine partout nicht mit Onkel Hans an einem Tisch sitzen will. Ihr glaubt nicht, dass so etwas vorkommen kann? Selbstverständlich passiert das nicht, wenn ein professioneller Hochzeitsplaner mit Fingerspitzengefühl vorbeugt.

Was wird unsere geplante Hochzeit voraussichtlich kosten?

Warum das wichtig ist: Wenn Ihr noch kein Budget festgelegt habt, dann bekommt ihr eine Vorstellung davon, wie hoch es sein sollte. Sofern Euer Gesamtbudget sich eher im kleinen Rahmen bewegt, nehmt dies als Kalkulationsbasis. Die Dienstleistungen für die Hochzeitsplanung sollten ungefähr 15 Prozent des Gesamtbudgets betragen. Wenn also die Ausgangsbasis weit über Eurem anvisierten Budget liegt, habt Ihr die Wahl, jemand anderes in Betracht zu ziehen. Wenn es jedoch unbedingt dieser Planer sein soll, lasst Euch nicht entmutigen und verhandelt über einen Plan B. Das könnte so aussehen, dass er nur einen Teil der Zeit dabei ist oder lediglich eine Entwurfsplanung gegen eine geringere Gebühr vorbereitet und Ihr den Rest selbst organisiert.

Wie viele Hochzeiten haben Sie bereits geplant? Kennen Sie sich mit den neuesten und schönsten Trends in Sachen Hochzeit aus?

Warum das wichtig ist: Erfahrung bei der Planung von Hochzeiten ist ein Muss. Die Durchführung von großartigen Partys und Firmenveranstaltungen ist das eine - doch Hochzeiten beinhalten ein emotionales und persönliches Element, das andere Events nicht haben. Idealerweise würdet ihr also jemanden engagieren, der mindestens ein paar, aber vorzugsweise bereits viele geplant hat und sich regelmäßig über aktuelle Ideen und Trends informiert.

Haben Sie Referenzen? (Fragen Sie nach professionellen Testimonials und solchen von anderen Paaren)

Warum das wichtig ist: Lasst Euch die Namen und Kontaktinformationen von anderen Paaren und Profis nennen, mit denen er zusammengearbeitet hat, damit Ihr selbständig nach allem recherchieren könnt, was Euch noch nicht ganz klar ist. Der Planer sollte diese bereitwillig zur Verfügung stellen und Euch ermutigen, die Personen zu kontaktieren - das ist ein Zeichen dafür, dass er viele zufriedene Kunden und Kollegen hat.

An wie vielen Hochzeiten werden Sie gleichzeitig arbeiten?

Warum das wichtig ist: Am Tag Eurer Hochzeit wollt Ihr die volle Aufmerksamkeit. Also stellt sicher, dass Euer Planer nicht mit mehreren Hochzeiten auf einmal jongliert. Es ist okay und realistisch, dass er während des Planungsprozesses gleichzeitig mit anderen Paaren arbeiten. Wie viele bewältigt werden können, hängt von der Größe des Teams ab und ob die Feiern vor Ort oder in der Ferne geplant sind.

Haben Sie früher bereits Hochzeiten an unserem Veranstaltungsort geplant?

Warum das wichtig ist: Wenn er schon einmal eine Hochzeit in Eurer Location geplant hat, ist das ein großer Vorteil - er ist wahrscheinlich mit dem Eventpersonal, dem Layout und der Logistik vertraut, was dazu beitragen kann, dass die Dinge reibungsloser laufen. Dadurch kann er auch spezifische Vorschläge oder Designideen einbringen, die er durch die Arbeit im Raum zuvor erworben hat. Wenn er bereits mit Eurem Veranstaltungsort zusammengearbeitet hat, fragt nach Fotos, um eine noch konkretere Vorstellung zu bekommen.

Wie ist die Vertragsgestaltung und Zahlungsabwicklung?

Warum das wichtig ist: Die Antwort auf diese Frage gibt einen Eindruck davon, wie sich der Planungsprozess mit externen Dienstleistern gestaltet. Wie werden die Aufträge vor dem eigentlichen Termin und die Zahlungen abgewickelt? Einige Planer nennen einen Festpreis und übernehmen von da an für Euch die Einstellung und Bezahlung von Zulieferern. Andere lassen Euch die Wahl, die Rechnungen für Dienstleistungen selbst zu bezahlen. Im Allgemeinen ist es am besten, die Lieferanten direkt zu bezahlen, anstatt über den Planer. Auf diese Weise habt Ihr mehr Kontrolle über den Vertrag und das Budget.

Haben Sie gute Kontakte zu Dienstleistern in der Umgebung (Floristen, Fotografen, DJs) die ggf. Rabatte anbieten? Nach welchen Kriterien entscheiden Sie, wer beauftragt wird und wie würden wir in den Auswahlprozess einbezogen?

Warum das wichtig ist: Es ist großartig, wenn Euer Planer Euch helfen kann, einen Rabatt zu erhalten, den Ihr vielleicht nicht bekommt, wenn Ihr selbst die Profis einstellt. Aber Ihr wollt auch sicherstellen, dass wirklich nur die besten Leute für den Job engagiert werden. Erfragt während des Treffens einige Namen von Fachleuten, mit denen er am liebsten im Voraus zusammenarbeitet, damit Ihr auch selbst recherchieren könnt.

Werden Sie als unser Vertreter fungieren und unsere Vision der Hochzeit und Wünsche an Dienstleister weiterzugeben, wenn wir es nicht können?

Warum das wichtig ist: Ihr müsst sicherstellen, dass der Planer durchsetzungsfähig ist und Eure Hochzeit an erster Stelle stehen wird. Weil er so viel von der Planung übernehmen wird, möchtet Ihr auf jeden Fall wissen, dass er Eure Interessen vertreten und als Vermittler zwischen Euch und Euren Profis fungieren wird. Er wird dafür verantwortlich sein, dass jeder sich an Eure Vorgaben hält.

Kümmern Sie sich auch um die Hochzeitseinladungen (Textformulierung, Design und Bestellung bis hin zum Versenden und Verwalten der Antworten)? Was ist mit der Koordination der Liste der Gäste und Ansprechpartner?

Warum das wichtig ist: "Full Service" kann verschiedene Dinge bedeuten, je nachdem, wen Ihr fragt. Also findet heraus, ob die Verwaltung der Gästeliste und der Einladungen zu den Standardleistungen gehört oder zusätzlich kostet.

Führen Sie Hochzeiten im Ausland durch (falls Ihr das plant)?

Warum das wichtig ist: Fragt, ob der Planer zur Planung Eurer Hochzeit reisen würde (die meisten werden es gegen eine Gebühr tun) und ob er bereits ein ganzes Hochzeits-Wochenende aus der Ferne organisiert hat, was eine zusätzliche umfangreichere Koordination erfordert. Es ist großartig, wenn er Erfahrung mit der Organisation von Reisen, der Planung einer Willkommensparty und eines Abschiedsbrunchs sowie dem Zusammenstellen von Begrüßungstaschen hat.

Kümmern Sie sich um die Anmietung der Location? Koordinieren Sie Liefer-, Ankunfts- und Aufbauzeiten mit dem Fotografen, dem Floristen, den Musikern und dem Caterer/Bankettleiter?

Warum das wichtig ist: Wieder möchtet Ihr genau herausfinden, was enthalten ist, um sicher zu sein, was er tun und was er nicht tun wird. Wenn seine Rolle mehr darin besteht, mit Euch über Ideen zu beraten und dabei zu helfen, die Profis zu finden und zu buchen, dann braucht Ihr vielleicht noch einen separaten Koordinator, der Euch bei weiteren Details hilft.

Was war die einzigartigste Hochzeit, die Sie je geplant haben?

Warum das wichtig ist: Spezifische Details und, noch besser, Fotos von den herausragenden Hochzeiten, die er geplant hat, können Euch helfen, einen Eindruck von seinem Stil zu bekommen. Notiert Euch, ob er Ideen hat, die sich neu und innovativ anfühlen oder ob er reproduziert, was bereits vorhanden ist. Das ist die Chance Eures Planers zu zeigen, wie kreativ er wirklich sein kann.

Welche Ideen haben Sie, um unsere Wünsche zu verwirklichen?

Warum das wichtig ist: Es ist in Ordnung, wenn nicht jedes Detail mit dem übereinstimmt, was Ihr wollt - Ihr werdet später zusammenarbeiten, um die Einzelheiten zu klären. Aber wenn die meisten Ideen weit auseinanderklaffen, ist das ein Alarmzeichen. Habt Ihr Euch schon immer eine romantische Hochzeit unterm Sternenhimmel vorgestellt und der Planer schlägt nur Ballsaal-Locations vor? Das könnte bedeuten, dass er nicht wirklich zuhört oder dass die Vorstellungen einfach zu unterschiedlich sind. Sollte das der Fall sein, ist er nicht die richtige Wahl für Eure Hochzeit.

Was ist Ihre Strategie, um unter Druck ruhig zu bleiben, und wie gehen Sie mit Katastrophentagen um? Was war das größte Hochzeitsunglück, das Sie je erlebt haben, und wie haben Sie es bewältigt?

Warum das wichtig ist: Ein narrensicherer Backup-Plan, ein System, das so organisiert ist, dass Schwierigkeiten vermieden werden und die Schritte, die unternommen werden, um unerwartete Probleme zu beheben, zeigen definitiv, ob Ihr einen Problemlöser engagiert, der in der Lage ist, sich um fast jede Situation zu kümmern.

Wie viele Meetings werden wir haben? Wie oft werden wir kommunizieren, telefonisch und per E-Mail? Wie kann man sich am besten mit Ihnen in Verbindung setzen?

Warum das wichtig ist: Ihr braucht einen Überblick, wie der Planungsprozess bei einer Zusammenarbeit für Eure Hochzeit aussehen würde. Einige Planer werden Skizzen per E-Mail versenden und am Telefon weiter verfolgen, während andere Online-Inspirationstafeln erstellen können, es aber vorziehen, Euch in einem persönlichen Treffen Muster und Musterdesigns zu präsentieren. Einige werden Euch nach jedem einzelnen Detail fragen, während andere warten und Euch über alles auf einmal informieren. Wenn Ihr den Interviewpartner fragt, wie er am liebsten kommuniziert, könnt Ihr auch einen Eindruck von seinem Arbeitsstil gewinnen.

Werden Sie an unserem großen Tag selbst vor Ort sein und wie viele Mitarbeiter werden Sie mitbingen?

Warum das wichtig ist: Findet heraus, ob Euer Hochzeitsplaner am Tag der Feier selbst dabei ist, um alles zu beaufsichtigen, Dienstleister zu koordinieren, aufgeregte Brautleute und Eltern zu beruhigen und gegebenenfalls mit einem “Notfall-Kit” zur Stelle zu sein. Wie viele Assistenten, Koordinatoren und Event-Designer bringt er außerdem mit, damit sichergestellt ist, dass alles erledigt ist und Ihr Euch entspannen und den Tag genießen könnt. Die endgültige Größe des Teams hängt von der spezifischen Logistik Eurer Feier ab. Jedoch sollte die Anzahl der Mitarbeiter, die für eine normale Hochzeit benötigt werden, bekannt sein.

Können Sie einen genauen Zeitplan erstellen, der allen am Planungsprozess Beteiligten - Dienstleistern, Trauzeugen, Mitgliedern der Hochzeitsgesellschaft und dem Brautpaar selbst - sagt, was sie wann tun sollen? Wie werden Sie sicherstellen, dass sich alle an den Plan halten?

Warum das wichtig ist:
Die Aufgabe eines Hochzeitsplaners ist es nicht nur, die Profis zu managen, sondern auch Euer A-Team aus Freunden und Familie, was nicht so einfach ist, wie Ihr möglicherweise denkt. Der Planer sollte Euch sagen, wie er sicherstellt, dass alles reibungslos und pünktlich läuft. Hört Euch an, wie er mit Eurer Familie und Euren Freunden auf entschlossene, aber respektvolle und freundliche Art und Weise umgehen wird.

Was passiert, wenn Sie krank sind oder am Tag unserer Hochzeit nicht dabei sein können?

Warum das wichtig ist: Backup-Pläne sind nicht nur für Hochzeiten im Freien erforderlich. Ihr wollt sicherstellen, dass jemand in der Lage ist, die Leitung zu übernehmen, wenn der Planer krank wird oder aus anderen Gründen an diesem Tag nicht kommen kann. Dafür sollte ein Plan vorbereitet sein, falls Eure Hochzeit im Notfall an jemand anderen übergeben werden muss. Das könnte ein anderer Planer im Unternehmen oder ein erfahrener Assistent sein.

Wie werden Sie uns helfen, das Budget einzuhalten?

Warum das wichtig ist: Selbst ohne Euer Budget zu kennen, sollte ein guter Planer Vorschläge von verschiedenen Veranstaltungsorten haben, die budgetfreundlich sind, kreative Wege zum Sparen und Alternativen zu teuren Optionen, die Euch helfen, während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden zu bleiben.

Haben Sie eine Privat- und Berufshaftpflichtversicherung?

Warum das wichtig ist: Ihr möchtet sicher sein, dass alle möglichen Schritte unternommen wurden, um Euch zu schützen, falls etwas schief geht. Nicht, dass etwas passieren würde, aber es ist trotzdem gut, vorbereitet zu sein. Gibt es eine Versicherung, dann sollte dokumentiert sein, welche Arten von Szenarien dadurch abgedeckt sind. Wenn beispielsweise das musikalische Equipment den Boden der Tanzfläche beschädigt, sollte das Versicherungsunternehmen diese Schäden übernehmen. Darüber hinaus verlangen viele Veranstaltungsorte sowieso, dass alle Fachleute auch eine Haftpflichtversicherung haben.

Wie funktionieren Zahlungsvorgänge (prozentualer Anteil vom Budget, Pauschalgebühr? Entstehen zusätzliche Kosten (Reise, Parken, Essen)?

Warum das wichtig ist: Um für alle zusätzlichen Posten einen Kostenrahmen festlegen zu können, benötigt Ihr die Angabe, was genau in der angebotenen Gebühr enthalten ist und was nicht. Möglicherweise könnt Ihr sogar diese Kosten und den Zahlungsplan verhandeln, bevor Ihr den Vertrag unterzeichnet.

Wenn der Hochzeitsplaner diese Fragen zu Eurer Zufriedenheit beantwortet, dann steht einer optimalen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.